Cursus est le périodique électronique étudiant de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) de l'Université de Montréal. Ce nouveau périodique diffuse des textes produits dans le cadre des cours de l'EBSI.
ISSN 1201-7302
cursus@ere.umontreal.ca URL:http://www.fas.umontreal.ca/ebsi/cursus/De l'accès sujet au principe de respect des fonds: pour une diffusion plus large de nos archives a été écrit à l'hiver 1994 dans le cadre du cours Recherche en archivistique (BLT 6621) donné par le professeur Carol Couture.
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Nous convenons tous que la conservation et la diffusion des archives en vue de leur exploitation sont les deux finalités du travail de l'archiviste. Beaucoup d'efforts ont été mis dans le traitement et l'élaboration des instruments de recherche depuis plusieurs années. La normalisation de la description vient couronner ce travail. Cependant, jusqu'à ce jour, les archivistes se sont peu impliqués dans cet aspect de la diffusion qui consiste à jouer un rôle actif auprès des administrateurs et du grand public pour les sensibiliser à l'importance de conserver leur patrimoine archivistique.
Par ailleurs, nous retrouvons depuis la guerre une clientèle élargie et diversifiée de chercheurs (Duchein, 1983, p.5), qui restent encore peu nombreux et le plus souvent restreints aux champs traditionnels de la recherche historique. Dans le contexte actuel de nos sociétés en crise où l'utilitarisme et les restrictions budgétaires prennent une place prédominante, nous devons nous demander si les archives justifient les dépenses qu'elles nécessitent quand elles servent si peu. L'archiviste d'aujourd'hui a-t-il encore un rôle à jouer, une mission à remplir?
Une plus grande sensibilisation de nos concitoyens au monde des archives aiderait, certes, le financement et le développement des services d'archives, nous évitant de déplorer d'autres fermetures comme celle du Petit séminaire de Québec.1 Mais n'est-ce pas là la manifestation d'un problème de culture, d'un malaise au sein de notre société? Quoiqu'il en soit, il est urgent de trouver tous les moyens pour faire servir les archives davantage.
L'accès sujet pourrait être l'un de ceux-là qui rendrait à plus de chercheurs potentiels un accès plus facile au contenu des documents d'archives. Mais ce type d'accès n'est pas sans venir remettre en cause dans notre pratique l'opportunité d'appliquer le principe de respect des fonds, de revenir sans le vouloir, pour des raisons de commodité et d'efficacité, au classement par sujet tel qu'il se pratiquait avant Natalis de Wally.
L'informatique pourrait peut-être résoudre notre problème de l'accès aux archives tant au niveau des principes que de celui de l'efficacité pratique. Un fait semble devenir évident: l'informatique a autant besoin de l'archivistique pour authentifier les documents qu'elle crée, que nous avons besoin d'elle pour un traitement efficace et une diffusion plus large des archives. Les possibilités de la "recherche en ligne" sont à notre disposition pour donner accès au plus grand nombre. Mais peu de choses ont encore été faites de ce côté.
Il fallait sans doute passer par l'étape obligée de la normalisation2 avant d'espérer mettre un jour en commun les informations contenues dans les archives que nous avons eu la tâche de conserver depuis des siècles. Par contre, cet effort de normalisation, pour être cohérent, aurait dû se faire aussi en fonction d'une intervention à l'actif, en amont de la chaîne documentaire, parce que c'est dans les bureaux des producteurs de fonds que l'informatique impose déjà ses normes aux archives.
Ainsi, nous croyons que dans un contexte d'informatisation des archives, l'accès sujet devient un atout important qui peut ouvrir les portes des services d'archives et susciter l'intérêt de nouveaux chercheurs à travers une clientèle d'usagers potentiels jusqu'ici difficiles à identifier. En prenant connaissance des besoins en information qu'exprimeront ces nouveaux chercheurs dans leurs requêtes, nous serions capables de trouver de nouvelles utilités aux archives et de les faire servir davantage.
Notre "réflexion archivistique" portera d'abord sur la façon dont l'accès sujet peut élargir notre clientèle malgré les obstacles et les difficultés à indexer les documents d'archives. Nous démontrerons ensuite que l'informatique devient une nécessité pour réaliser de nouveaux instruments de recherche à condition de pouvoir intervenir en amont, soit au stade actif de la création des documents. Enfin, nous ferons voir que l'accès sujet ne remet pas en cause le principe de respect des fonds et que celui-ci doit être le principe directeur qu'actualise la classification.
Les études de clientèles actuelles ne sauraient donner qu'un portrait du chercheur traditionnel, que l'archiviste connaît bien, sans pour autant définir toute la potentialité du produit lui-même, qui pourrait servir à d'autres types de chercheurs et répondre à la question: quel est le type d'archives qui intéresse les chercheurs? Une meilleure connaissance de notre produit pourrait sans doute donner de meilleurs résultats et préparer de nouvelles stratégies en vue d'attirer de nouveaux chercheurs.
Comme le rapportent plusieurs enquêtes soulignées par le Groupe de travail canadien sur l'indexation par sujet, les différents types d'archives attirent des clientèles différentes et "les utilisateurs d'archives forment un groupe de recherche bien diversifié" (BCA, 1992, p. 21). La plus forte proportion d'utilisateurs se recruterait du côté de l'organisme parrain, suivie du groupe des universitaires. Les archivistes eux-mêmes pourraient être considérés comme le groupe le plus important, tout comme les généalogistes à certains endroits. Les autres chercheurs proviendraient principalement des médias ou seraient des historiens amateurs.
La diversité des groupes de chercheurs entraîne également des besoins diversifiés en information ainsi que des questions différentes auxquelles doit répondre l'archiviste. De plus, seulement une minorité d'utilisateurs d'archives ont tout le temps voulu pour effectuer leurs recherches et étudier la pertinence de nombreux documents d'archives. Plusieurs chercheurs négligent de consulter des sources d'archives parce qu'ils ne peuvent pas compter sur un repérage efficace et rapide.
"Il apparaît manifeste, à la lumière des résultats obtenus par les diverses recherches... que l'approche traditionnelle du repérage ainsi que le fait que l'archiviste soit l'intermédiaire obligé entre l'utilisateur et les documents ne sont plus possibles. Dans l'ensemble, la consultation des archives augmente de façon considérable, surtout par des usagers des secteurs non traditionnels. Les archivistes doivent plus que jamais servir une clientèle hétérogène ayant des besoins et des attentes différents. Le temps que les utilisateurs et les archivistes doivent consacrer au repérage et à l'étude des documents se réduit. Les ressources en personnel sont trop limitées et le volume de documents trop grand pour que les archivistes continuent à jouer le rôle d'intermédiaire privilégié dans le repérage des documents" (BCA, 1992, p 26).
Il nous apparaît donc évident que de meilleurs instruments de recherche permettraient de récupérer des chercheurs traditionnels tout en rendant plus accessibles les archives à des clientèles potentielles non traditionnelles. Mais pour cela, il faut des systèmes de repérage qui pourront s'adapter à des utilisateurs différents en répondant à la variété de leurs besoins. Les instruments de recherche actuels ne peuvent vraiment satisfaire que les habitués des services d'archives. Dans leur forme actuelle, nous irions jusqu'à dire que ces instruments rebutent et qu'ils sont un frein à l'accès et à la diffusion.
L'accès par sujet, lié à l'utilisation de la "recherche informatique en ligne", pourrait permettre à un grand nombre d'individus qui ne fréquentent pas les services d'archives de se manifester et ainsi, par leurs questions, de nous faire connaître les nouvelles utilités qu'ils entendent trouver dans l'exploitation des archives. Nous aurions ainsi à la fois une meilleure connaissance des utilisateurs possibles de nos services et un regard neuf sur ce à quoi nos archives peuvent servir.
L'accès par sujet, sans remettre en question le classement par provenance des documents selon les activités et les actions spécifiques qui les ont fait naître, permettrait de tenir davantage compte des sujets abordés par les documents et de revaloriser ainsi l'accès à la valeur d'information. Il permettrait à un éventail plus grand de chercheurs de retrouver plus efficacement l'information qu'ils sont venus chercher tout en ayant la possibilité de situer cette information dans son contexte organique d'origine pour mieux en comprendre la genèse. Dans cette optique, l'accès sujet deviendrait un complément à l'accès par provenance, qui consiste à chercher de l'information sur un sujet donné en navigant au hasard dans les fonds et les séries susceptibles de contenir de l'information pertinente sur ce sujet.
La difficulté d'une approche par sujet tient au fait que les instruments de recherche actuels sont bâtis en suivant le cadre de classification qui organise et structure les archives. C'est en effet par le cadre de classification spécifique au fonds, que l'archiviste rend effectif le principe de respect des fonds dans son volet interne. La description des archives dans les instruments de recherche procède selon le même principe allant du général au particulier, soit du fonds à la série - rarement jusqu'à la pièce -, tout en respectant la structure du plan de classification. Cependant, cette description se limite généralement à énumérer les titres et les dates des documents sans parler des sujets traités dans les archives. "Le classement et la description des archives ne permettent donc pas le repérage des documents selon le sujet de recherche" (Hiller, 1987, p.13). C'est à l'archiviste de référence que revient la tâche de combler cette lacune par sa propre connaissance du fonds. Il devient en quelque sorte le "fichier sujet" du service.
Or cela n'est pas sans poser quelques problèmes qui sont reliés entre autres à la mobilité des archivistes. Cette situation de fait rend le chercheur dépendant de l'archiviste pour sa recherche et l'oblige presque à tout coup à venir le consulter en personne (Hiller, 1987, p.14-15).
Ainsi, il faut bien reconnaître que les instruments de recherche actuels ne sont peut-être pas des plus adéquats pour la recherche et qu'en dernier ressort, c'est l'archiviste qui devient "l'instrument ultime". Cette situation, qui accapare l'archiviste de référence et rebute le chercheur lui-même dont l'autonomie est restreinte, est, selon nous, un obstacle majeur à une plus grande diffusion des archives et à leur exploitation.
On aura beau argumenter, justifier l'importance et le rôle des archives auprès de l'administrateur, sensibiliser le grand public, il demeurera toujours que l'utilisateur des archives sera un individu spécifique ayant des besoins particuliers. Cette personne demeure le plus souvent issue de l'institution même ou du milieu académique. Les archives s'adressent avant tout aux chercheurs et ne sont qu'accidentellement des objets de curiosité, des objets de musée.
Heureusement, l'application des règles de description de documents d'archives (RDDA) permettra d'envisager des changements majeurs pour faciliter l'identification de sujets dans les zones de "portée" et "contenu". Mais à conditions de faire convenablement la description et l'indexation de ces zones. Il y a donc encore place à l'amélioration.
Si le repérage de l'information en archivistique s'est surtout développé sans le recours à l'accès sujet, cela tient à la nature même du document d'archives qui n'a pas été créé à l'origine comme un outil de documentation (Caya, 1982, p.32). Les archives sont créées pour des raisons administratives et non culturelles. Contrairement au livre, "le sujet d'un document d'archives ne peut être défini à partir de certaines caractéristiques externes comme le titre" (Langlois 1987, p. 39). Plusieurs documents n'ont d'ailleurs pas de titre et leur contenu peut également comprendre plusieurs sujets. De plus, leur structure interne varie d'un type de document à l'autre.
Ensuite, comme nous l'avons signalé, la description, le classement et les instruments de recherche en archivistique reposent sur le principe de respect des fonds, qui rend compte de la nature organique des archives, du lien qui les unit entre elles. Il n'est donc pas étonnant de constater qu'en matière d'indexation les archivistes manquent d'expertise puisque, toujours selon les mêmes principes, le repérage préconisé est conçu en fonction de la provenance, du créateur.
Pour qu'un système de repérage par sujet puisse être valable, il doit pouvoir prendre en considération ces principes archivistiques. On ne peut pas considérer uniquement la valeur d'information des documents. Il faut tenir compte aussi de la valeur de témoignage des archives ainsi que de leur caractère historique qui évolue dans le temps avec l'organisme producteur lui-même (BCA, 1992, pp. 31-33).
Ainsi, le Groupe de travail sur l'indexation par sujet en arrive à la conclusion que l'indexation par sujet doit respecter l'aspect archivistique des documents, mais propose d'utiliser certaines méthodes propres à la bibliothéconomie tels les fichiers d'autorité pour les personnes physiques ou morales et les lieux. Il suggère de faire une distinction entre les entrées sujets et les entrées créateurs. De plus, "les sujets doivent être indexés en fonction des niveaux de description et renvoyés directement à ces derniers"3 (BCA, 1992, p. 50). Enfin, pour respecter le caractère des documents, le vocabulaire des termes historiques doit être contrôlé.
Les difficultés qui surgissent lors de l'indexation des archives et des instruments d'archives, militent en faveur d'une réforme en profondeur des instruments de recherche traditionnels. Leur normalisation, qui a été faite jusqu'ici, est un compromis dans la bonne direction.4 Cependant, les efforts ne touchent pas à ce qui se fait actuellement au stade actif. Ils ne portent que sur les "archives historiques".
Or l'indexation est un processus long et coûteux qui oblige l'archiviste à devenir un indexeur compétent. Dans ce contexte, l'indexation assistée par ordinateur ne permettrait-elle pas de trouver des solutions qui puissent faciliter la tâche de l'archiviste et s'appliquer dès la création des documents afin de mieux préparer les futurs versements? N'y aurait-il pas moyen d'envisager, avec les nouvelles technologies, un outil de repérage capable d'aller au-delà du contenant pour donner directement accès au contenu, à l'information du document?
Certains logiciels de repérage permettent déjà l'accès direct à la valeur de l'information des documents en autant que ceux-ci soient numérisés. La recherche plein texte à l'aide de procédures de recherche booléennes ou autres, en langage naturel ou contrôlé, fait de l'accès sujet aux documents une réalité qui peut donner l'impression à plusieurs qu'il n'est dès lors plus nécessaire d'établir une classification ou d'élaborer des descriptions. La machine à repérer se moque, en effet, du contexte de création.
Par ailleurs, s'il se crée des outils de repérage pour les documents au stade actif, ne conviendrait-il pas de les récupérer et de les utiliser lorsque les archives sont au stade de la conservation permanente? Dans l'éventualité où tous les documents ont été numérisés, qu'adviendra-t-il des instruments de recherche traditionnels?
Jusqu'ici, la tendance s'exprime davantage par l'indexation du contenu des instruments de recherche plutôt qu'à l'indexation du contenu des documents comme le préconise aussi le Bureau canadien des archives. D'ailleurs, il y a peu d'instruments qui décrivent à la pièce comme c'est le cas dans l'inventaire analytique. La description qui se fait du général au particulier, à partir du niveau du fonds, s'arrête le plus souvent au niveau du dossier, comme c'est le cas pour le répertoire numérique.
On affirmera alors que la description donne au chercheur des indices où trouver ce qu'il cherche et non pas si ce qu'il cherche est contenu dans les documents réunis dans un dossier. Le chercheur devra vérifier lui-même en passant chacune des pièces en revue.
Dans cette description, nous retrouvons davantage des informations sur le type de document (rapport, procès-verbaux, correspondance, etc.), leur chronologie ou la période couverte et d'autres renseignements par rapport à la provenance, au créateur ou à l'événement qui peut-être le "sujet principal" du dossier ou de la série.
Ainsi, au lieu d'avoir une indexation qui reflète le contenu d'une véritable condensation, nous retrouvons des clés d'accès typiquement archivistiques, tirées à même les titres - qui portent eux-mêmes peu de sens - et relatives à des personnes (index onomastiques), à des lieux, à des périodes et à des faits historiques (zone portée et contenu depuis les RDDA). Ce type d'indexation permet de repérer des informations sur le créateur ou la provenance; mais on peut se demander s'il aide véritablement tous les types de recherche.
Par contre, qu'en est-il des autres chercheurs, de ceux qui, de prime abord, ont de la difficulté à identifier et à exprimer leurs besoins en information sur un sujet donné? Ce type de chercheur pensera-t-il seulement qu'il peut consulter des archives dans sa quête d'information? A part certains instruments tel que le répertoire thématique, rien ne peut aider le chercheur non traditionnel, sinon l'archiviste en personne. Nous retrouvons cette clientèle de chercheurs principalement dans les bibliothèques, mais non dans les services d'archives.5
Afin que l'indexation des sujets contenus dans les documents soit précise, c'est-à-dire, sans créer trop de bruit ou de silence, elle doit être exécutée en profondeur soit jusqu'à la pièce. Ce travail représente évidemment de gros investissements en temps et en argent.6 Quand on considère le peu de ressources dont disposent les archivistes, il serait étonnant que nous puissions produire de meilleurs résultats que ceux que nous avons aujourd'hui sans compter sur l'aide informatique.
L'informatisation des archives peut aider l'archiviste à produire de nouveaux outils de recherche davantage adaptés ou adaptables aux besoins en information de tout genre d'usagers.
Pour y arriver, il faut dépasser le simple stade de la gestion automatique des documents pour nous orienter vers une gestion de l'information contenue dans le document: ce qui implique une conversion du format analogique au format numérique de la représentation des données contenues dans les documents de toutes sortes Il faut donc dépasser la "gestion des stocks". Pour cela, nous devons envisager la numérisation des archives comme une solution avantageuse à plusieurs points de vue malgré les problèmes technologiques et le manque de ressources. Nous croyons d'ailleurs, que les problèmes pratiques causés par les technologies informatiques sont de faux problèmes, parce qu'ils ne remettent pas en question les fondements de l'archivistique7 d'une part et, d'autre part, parce qu'il pourra toujours y avoir une solution technique à un problème technique. Mais il est évident que toute nouvelle technologie a une incidence sur notre agir et qu'elle est un facteur de mutation de nos habitudes de penser par les possibilités qu'elle engendre. Il ne s'agit donc plus ici de se contenter d'informatiser les instruments de recherche dans leur forme actuelle. Il faut en créer d'autres.
Ainsi, la possibilité d'interroger et de traiter tout un document informatisé et stocké dans une base de données laisse entrevoir la possibilité d'un accès direct via un logiciel de recherche plein texte.8 Avec de larges masses de documents informatiques, des systèmes experts seraient bientôt en mesure de trouver les informations pertinentes aux usagers en conciliant les approches des traitements statistico-linguistiques et l'enquête cognitive pour reconstituer l'expertise des spécialistes en analyse documentaire.9
De fait, bien que les services d'archives n'aient encore bien souvent à gérer que les documents sur supports traditionnels, il est urgent de considérer dès l'actif l'ampleur que prend la création des documents informatiques, et d'envisager une conversion graduelle de nos archives vers la forme numérique. Le bureau sans papier (Dumais, 1989, p. 33)10 est en voie de devenir une réalité qui va convertir les services d'archives en un nouvel "archeion" de l'information organique consignée.
La reconnaissance optique des caractères (OCR) pour le texte (Goldwaser, 1991) et l'intelligence artificielle pour la recherche automatisée sont deux atouts qui doivent nous permettre de miser sur les nouvelles façons d'accéder rapidement à l'information en utilisant l'indexation assistée par ordinateur. Cette technique alléger grandement la tâche de l'indexeur ou de l'archiviste indexeur, si celui-ci doit indexer chaque document à conservation permanente.
Or, nous ne pouvons pas encore compter sur une recherche plein texte effectuée de façon autonome par le chercheur dans un document d'archives. Nous ne pouvons pas non plus compter sur l'archiviste pour indexer à la pièce chaque document. Nous nous retrouvons donc dans la position où il faut se contenter d'indexer la description de nos documents d'archives dans les instruments de recherche traditionnels. Mais de cette façon, l'archiviste risque de se cantonner dans une attitude passive puisque de plus en plus de documents, qui arriveront des créateurs, seront produits électroniquement et sous forme numérique.
Il n'y a pas de doute que l'importance des documents numérisés ira en s'accroissant, toutefois, les archivistes sont encore dépourvus quant à leur capacité à les traiter de façon conventionnelle. En outre, ces documents ordinolingues seront déjà normalisés en fonction des besoins des usagers à l'actif pour permettre entre autres l'échange de données (EDI), leur reproduction, leur stockage et leur repérage.11 Cette normalisation sera organisée bien avant que l'archiviste ait complété l'élaboration de ses propres normes de description, et ce, sans tenir compte de la normalisation technologique en cours effectuée par des informaticiens et des gestionnaires, lesquels demeurent peu sensibles aux préoccupations archivistiques.
Il ne fait pas de doute que, dans ce contexte informatique, les instruments de recherche élaborés à l'actif devront être récupérés par les dépôts d'archives, car comment, en effet, les archivistes responsables des archives définitives pourraient-ils se payer le luxe d'ignorer les outils qui donnent déjà accès à l'information?
Il apparaît donc important que les archivistes, en toute logique, s'impliquent dès la création des documents pour mieux préparer les futurs versements en structurant d'abord l'information pour les besoins du créateur même s'il ne s'agit pas toujours uniquement d'archives.12 Les nouvelles technologies provoquent à notre insu des mutations au sein de notre profession qui devra s'adapter pour survivre à son nouvel environnement de travail.
Cela veut également dire que les archivistes devront tenir compte des avancées technologiques en ce qui a trait au stockage et au repérage de l'information sans pour autant négliger d'appliquer les principes archivistiques dans un univers documentaire informatisé.
Ainsi, pour pouvoir appliquer ces principes, il est important que le plan de classification puisse être élaboré dès l'actif tout comme le calendrier de conservation et que les deux outils puissent faire l'objet d'un programme informatique intégré à un système capable de gérer et stocker tous les documents produits par l'organisme dès l'instant de leur création, jusqu'au moment de leur disposition finale en vue de leur destruction ou de leur conservation permanente.13
Devant la facilité de l'accès à l'information offert par un système automatisé, il serait tentant de faire l'économie du principe de respect des fonds pour se concentrer uniquement sur le repérage. De la sorte, l'accès par sujet viendrait remettre en question la pertinence du principe.
"Désormais, la nécessité de structurer méthodiquement de vastes ensembles d'archives échappe à l'archiviste. L'ordinateur ayant saisi le vocabulaire d'indexation porté sur les bordereaux des versements successifs effectuera lui-même la besogne. Il rendra possible les investigations méthodiques et systématiques demandées autrefois aux inventaires écrits (Collin, 1990, p. 7).
De plus, pour nombre de chercheurs non traditionnels, la mise en contexte n'est pas une nécessité absolue. Les photos, par exemple, n'ont pas besoin de mise en contexte quand elles ne servent qu'à illustrer. L'image parle d'elle-même, et les archives photographiques en sont réduites à une matière à l'état brut.
Cependant, nous sommes enclin à croire que les principes archivistiques ont encore leur place et qu'ils sont une nécessité dont nous ne pouvons pas faire l'économie sans en subir les inconvénients, bien que cela n'apparaisse pas évident de prime abord pour le producteur du fonds.
En effet, si le principe de respect des fonds découle de la nature même des archives, s'il s'enracine véritablement dans la réalité, il doit trouver quelque part sa justification. Et cela, non seulement en regard des archives définitives, mais aussi des archives courantes. Une meilleure connaissance du principe devrait entraîner des conséquences positives sur l'intervention archivistique, en particulier en amont du cycle de vie des documents.
L'application du principe de respect des fonds devrait permettre en premier lieu de garantir l'intégrité des documents pour leur valeur de témoignage en ce qui concerne l'utilisation quotidienne de l'information qui sert d'abord l'administrateur. Lors du Congrès international des archives tenu à Montréal en 1992, Charles Dollar soulignait que:
"New information technologies have not changed and nor are they likely to change the fundamental nature of records as evidence of action and transactions with a specific context of creation and use. It is the record, not information in general, that is the domain of archives. It was refreshing to hear Liv Mykland's reaffirmation of the centrality of the concept of provenance which - as several speakers also noted - is the basis for assessing the trustworthiness and reliability of electronic records. As the volume of material in electronic form grows, users increasingly will require that the information handling service community provide them with the robust indicators of trustworthiness, reliability, and validity that only archival theory offers" (Dollar, 1992, p.2).
La valeur du principe de respect des fonds tient en ce qu'il permet d'organiser et de traiter, de façon cohérente et conséquente, tous les documents à l'actif. L'accès par sujet n'enlève rien à la nécessité de classer les documents pour mieux les retrouver en particulier sur un "disque dur", et surtout, pour mieux en identifier la provenance et le créateur lui-même.
Il importe de rappeler que les archives sont créées pour servir en premier lieu le créateur. L'information organique et consignée qu'il vient chercher doit aussi demeurer dans son contexte de création pour des raison évidentes de probation, de valeur juridique et légale. A priori, il ne peut pas, lui non plus, se contenter d'une information dissociée de son contexte. Pour avoir un sens et s'intégrer à la prise de décision, l'information est nécessairement liée à un dossier, à une affaire (Laroche, 1971, p. 26).
Mais le danger existe bien de penser que parce que nous pouvons avoir accès de plus en plus facilement, grâce à l'informatique, au contenu de chaque document pris individuellement, il n'est plus nécessaire d'organiser cette information et en particulier de l'organiser selon les principes archivistiques reconnus.
La classification des documents, si elle veut vraiment servir l'administration ou le créateur tout comme le chercheur, doit se faire selon les principes archivistiques.
Si le document d'archives est un produit organique issu des activités d'un organisme, cela implique qu'il n'est pas isolé mais intégré dans un contexte documentaire (ou informationnel). Celui-ci comprend la circulation du flot continu de plusieurs informations interreliées dans le but d'informer et de prendre des décisions, de leur donner suite, tout ceci dans le cadre d'une action spécifique elle-même comprise dans une activité plus globale issue d'un mandat relatif à une situation donnée (Laroche, 1971, p. 26). L'action ou l'affaire est le principe qui sous-tend la création des archives. Il doit en être l'élément unificateur duquel découle a posteriori le principe de respect des fonds, et cela, à tous les niveaux à partir du document lui-même jusqu'au fonds.
Le classement à l'actif doit donc refléter cette nécessité archivistique parce que pour les besoins de l'administration, il doit tenir compte du fait que les documents sont conservés ensemble dans le contexte qui les a vu naître. Ceci afin de pouvoir produire la preuve et pour ajouter à la valeur de témoignage qu'ils possèdent non pas isolément, mais en relation avec les autres documents de la chaîne décisionnelle. Il s'agit de conserver intact le processus décisionnel. C'est pourquoi les activités ou les fonctions d'un organisme doivent être considérées comme la base de la division de la classification parce qu'elles découlent de l'action qui est le principe structurant qui se situe à la genèse de tout fonds d'archives (Laroche, 1971, p.15).
Donc on peut dire que, dès l'actif, pour des raisons administratives, légales et financières, les archives ne peuvent pas être réduites à leur seule valeur "primaire" d'information et qu'elles doivent constituer un tout organique interrelié qui forme une structure, une forme.
Si l'accès sujet peut aider à retrouver l'information, il doit dépasser la simple information primaire. Il ne doit pas empêcher l'accès par la provenance à l'information contextuelle.
Évidemment, l'utilisateur ou le créateur du fonds n'a pas à y référer à ce contexe parce qu'il le connaît et le vit. Ce n'est pas le cas du chercheur dans un service d'archives.
Ainsi, pour faciliter le repérage de l'information à l'administrateur, on élabore des guides de classification qui permettent de produire des index dont les mots-clés sont dégagés à même le titre des séries, des dossiers et de d'autres descripteurs qui sont puisés dans le contenu de ces séries et de ces dossiers qui portent sur le sujet dont il est question en fonction du degré de profondeur que l'on veut atteindre. Il convient donc d'uniformiser les méthodes de repérage à l'actif et en particulier les règles d'indexation qui doivent avant tout tenir compte de la clientèle institutionnelle.14
Cependant, si cette "indexation archivistique" pouvait se faire à l'actif pour répondre aux besoins du créateur, serait-elle encore capable de répondre aux besoins des chercheurs de tout horizon par la suite? De plus, même si le plan de classification est la pierre angulaire où s'articule le principe de respect des fonds dans son volet interne, qu'advient-il de la mise en contexte du fonds telle que produite par l'archiviste aux différents niveaux de la description dans les instruments de recherche traditionnels conçus pour les archives définitives?
Cette information sur le créateur et le fonds reste toujours primordiale pour le chercheur historien et pour les autres car la mise en contexte permet de recréer l'action ou l'événement qui a donné naissance à l'information et lui donne son sens.
Cela veut dire qu'il faudrait que l'archiviste vienne compléter l'instrument de recherche élaboré à l'actif par des descriptions contextuelles pour satisfaire ainsi les autres utilisateurs des archives quand celles-ci sont rendues au stade de leur conservation permanente.
Ainsi, même si l'informatique nous permet d'envisager une approche à la fois par sujet et par provenance pour que cette information ait un sens et que les documents aient une valeur ajoutée de preuve et de témoignage, il faut faire en sorte que l'ordinateur ne vienne pas briser le lien organique qui doit unir les informations entre elles.
"Archivist must ensure that archives and archival functions are not submerged in a sea of electronic information and thereby lose their distinctive identity. We can do this by demonstrating in our interaction with other participants in the information handling-service arena that archival science is the only discipline that attaches significance to the contextual relations of records and provides tools for an understanding of them. We must continue to emphasize how vital the maintenance of provenance is for all users of electronic information " (Dollar, 1992, p. 3).
En fait, tout tient dans la structure que l'on doit donner à l'information et aux bases de données.
"Mais ce qui ne souffre plus de doute, c'est la nécessité de maintenir un principe régulateur, qui soit de nature proprement archivistique. Quant tout paraîtra se volatiliser, quand le lien de ficelles qui enserre nos papiers enliassés se défera, il n'en sera que plus nécessaire de renforcer idéalement le lien structurel, même s'il faut pour cela demander à l'ordinateur de le mettre en évidence. Pourquoi non? La recherche d'une structure est un programme comme un autre" (Laroche, 1971, p. 48).
Le plan de classification est donc le premier instrument de recherche que doit récupérer ou créer l'archiviste à partir de la masse documentaire. Mais sa tâche doit aller plus loin. Il doit décrire les liens qui existent entre les documents et les séries, établir le contexte de la création, situer le fonds lui-même par rapport aux autres et expliquer la place qu'il occupe dans l'histoire d'une société. Ces descriptions apparaissant dans des fichiers séparés doivent être ajoutées à l'instrument de recherche de base qu'est le plan de classification qui sera complété par l'index sujet qui doit l'accompagner.
Dans un contexte informatique, cela pourrait donner naissance à une base de données relationnelle de type hypertexte ou hypermédia. Le niveau de description devrait à ce moment-là s'arrêter à la série et à la sous-série. Pour le dossier, l'indexation du titre et du contenu des pièces devrait pouvoir se faire avec l'assistance de l'ordinateur. Quant au chercheur, il pourrait toujours se servir de l'index ou du thésaurus ainsi généré ou faire appel à un logiciel d'investigation plein texte. Les liens électroniques entre les différents fichiers permettraient de préserver alors le lien organique entre les documents.
Tout en garantissant le contexte de création du document par l'application du principe de respect des fonds actualisé dans le plan de classification à l'actif, l'ordinateur deviendrait l'outil puissant par lequel pourraient s'établir encore plus sûrement les liens organiques entre les documents; mais surtout, il deviendrait un instrument de recherche qui permettrait enfin de renouer avec les avantages de l'accès par sujet.
L'accès sujet permet d'enjamber la paroi du fonds ou du contenant tout comme celle des séries. Pour le chercheur qui veut avoir de l'information sur un sujet donné, le contexte n'a pas toujours d'importance et le respect du fonds lui importe peu. Il semblerait donc que l'accès sujet remette en cause l'utilité du respect des fonds. Mais comme nous l'avons vu plus haut, le principe de respect des fonds est une nécessité pour le classement parce qu'il est seul à prendre en compte la nature même des documents d'archives et leur structuration. Dans un contexte documentaire informatisé, il doit être le principe régulateur qui permet de classer et de gérer toutes les archives peu importe leur support, afin d'en assurer l'authenticité et la provenance.
L'informatique, en retour, offre des possibilités d'exploitation des archives encore insoupçonnées qui peuvent libérer l'archiviste de tâches ingrates et ouvrir les fonds à de nouvelles clientèles de chercheurs. L'ordinateur, couplé à la "recherche en ligne" devient un moyen puissant de diffusion des archives par les archives que l'archiviste ne peut plus se permettre de négliger. L'informatique redonne un sens au rôle que doit jouer l'archiviste dans l'organisation de l'information organique consignée en autant que celui-ci prenne conscience de l'importance de son expertise dans le cadre du virage technologique.
Ainsi, l'archiviste ne doit plus se contenter d'attendre s'il veut encore servir à quelque chose demain. Il doit, s'il veut toujours agir comme conservateur du patrimoine archivistique et gardien de la mémoire collective, s'impliquer dès l'actif afin de normaliser la forme que prendront les archives de demain.
D'imposants défis se dressent sur son chemin.
1 Cette fermeture est survenue à l'automne 1992 et a suscité de vives réactions de la part des milieux culturels, de la recherche et des archives au Québec.
2 L’opération de normalisation contribuera certainement à clarifier, à conforter ou encore à développer les notions servant d’assises à la discipline archivistique. Les retombées concrètes seront nombreuses et ce, peu importe que l’on utilise les ressources informatiques ou non. Pourtant c’est l’utilisation de l’informatique à des fins de gestion des archives ou encore la gestion des archives informatiques qui milite le plus en ce sens” (Rousseau, 1992, p. 146).
3 Il faut souligner ici que souvent, dans la pratique, les archivistes ne respectent pas ce principe qui oblige à faire la description sans sauter de niveau, en passant du général au particulier. Nous l'avons nous-même expérimenté. A ce sujet, il est intéressant de noter que Hugo Stibbe, dans la méthode qu'il préconise pour décrire les notices d'autorité, semble également aller à l'encontre de ce principe. Il faut dire que rarement un fonds qui n'est pas clos et complet peut être décrit d'abord dans sa globalité."La procédure suggérée peut sembler contredire le principe qui veut que l'on décrive en allant du général au spécifique. Dans les faits, pourtant, la procédure respecte le principe, en ce sens que nous décrivons l'ensemble tel que nous le percevons d'après les documents dont nous disposons au moment de la préparation de la description. Ce principe doit être appliqué et vu sous cet angle." (Stibbe, 1993, p.79)
4 Selon Langlois, "l'accès sujet en archivistique ne pourra être possible sans une réforme en profondeur des instruments de recherche. Le manque de ressources humaines et matérielles interdit aux archivistes de recourir à des solutions extrêmes, si nécessaires soient-elles." (Langlois, 1987, p.47). Il propose d'opter pour des réformes progressives. Ces réformes devraient porter, selon lui, sur l'établissement de consensus sur les méthodes de traitement. Nous croyons que l'effort de normalisation actuel s'inscrit dans cette optique, mais qu'elle devrait englober également le traitement à l'actif.
5 L'interrogation de bases de données archivistiques à partir de terminaux situés dans les bibliothèques permettrait à ces chercheurs d'avoir accès aux ressources des services d'archives qu'ils ne fréquentent jamais. Mais pour cela, il faut que les archives puissent être interrogées de la même façon que pour toute autre documentation: par sujet.
6 Une telle indexation, si elle n'est pas conduite par un expert, risque de produire beaucoup de bruit, sans pour autant éliminer tous les silences, et ainsi mettre les chercheurs sur de fausses pistes.
7 "The question... is whether modern archival really requires extensive revision before it can be applied fully to computer records. If archivists take a close look at what the theoretical principles behind archival practices actually entail, the answer must be "no". The appraisal process as it applies to electronic records shows that, despite the different media, there is no fundamental difference in evaluating paper or computerized information; both are assessed according to their administrative, legal, evidential, and informational values within the context of the record-keeping system in which they were created. In terms of the arrangement of electronic records, the theoretical principles merely need to be reformulated, not redefined, to reflect a more conceptual, less physical orientation... a good system of archival description should focus on the context of the information itself, not its physical form" (Bailey, 1990, p. 194).
8 À titre d'exemple de logiciels de recherche plein texte, mentionnons entre autres le logiciel "Naturel" relativement facile d'utilisation, et le logiciel SATO, qui est un système d'analyse et de gestion de données textuelles. "Il permet l'annotation de documents multilingues, le repérage "sur mesure" des éléments du texte et l'analyse qualitative ou quantitative du document ou de ses parties." (Centre d'ATO, 1992, p.4)
9 "Une équipe du centre ATO.CI travaille à la conception d'un prototype de système expert pour l"Aide à l'analyse documentaire (Tri, classification, indexation) des jugements, de façon à faciliter la tâche des conseillers juridiques de la Société québécoise d'information juridique (SOQUIJ)" (Bertrand-Gastaldy, 1992, p.11).
10 Au sujet du bureau sans papier, voir aussi les auteurs suivants: Beaver (1993, p.215), Symonds (1992, p.88) et Tinkel (1993, p. 32).
11 Concernant l'échange de données informatiques, voir Neumeister (1992, pp. 29-32).
12 En effet, l'archiviste qui s'implique dès la création des documents et qui travaille à la gestion des documents informatiques, ne sera pas étonné si on lui confie la tâche de gérer aussi les autres types de documentation non organique. Pour l'administrateur, seule compte l'information dont il a besoin pour sa prise de décision. Le rôle de l'archiviste doit donc être polyvalent s'il veut bien s'intégrer à l'entreprise. Il doit agir avant tout comme un spécialiste de l'information et répondre aux besoins de tous les usagers bien que ce travail puisse être partagé entre différentes spécialisations.
13 Sans vouloir entrer dans la science-fiction, un tel système - comprenant essentiellement une base de données - formerait en quelque sorte le fonds lui-même de l'institution. Celle-ci pourrait gérer de la même façon les fonds privés qu'elle aurait acquis en cohabitation permanente avec ses propres archives courantes, intermédiaires et définitives en autant qu'un tel système ait la capacité suffisante de tout conserver ensemble et de permettre un accès rapide. L'utilisation de "juke boxes" et de disques optiques numériques pourrait être associée à ce système de base de données.
14 Évidemment, l'un des problèmes ou obstacles est que le personnel affecté à cette tâche n'a pas toujours la formation requise. D'où, encore une fois, la nécessité de l'intervention de l'archiviste à l'actif.
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