Cursus est le périodique électronique étudiant de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information (EBSI) de l'Université de Montréal. Ce nouveau périodique diffuse des textes produits dans le cadre des cours de l'EBSI.
ISSN 1201-7302
cursus@ere.umontreal.ca URL: http://www.fas.umontreal.ca/ebsi/cursus/L'auteur est titulaire depuis 1994 d'une maîtrise en bibliothéconomie, option archivistique, de l'EBSI de l'Université de Montréal. Il est depuis deux ans archiviste à la Société de transport de la Communauté urbaine de Montréal (STCUM) où il participe activement à l'organisation des archives définitives. L'auteur a réalisé, sous la direction de la STCUM, deux publications relatives aux fonds d'archives de cette entreprise. Par ailleurs, l'auteur est responsable de la saisie des sommaires et des résumés de la revue Archives (AAQ) sur le site WEB de l'Association des archivistes du Québec (en construction).
André Vigneau, Les documents informatiques: pour une classification efficace a été écrit à l'hiver 1994 dans le cadre d'un cours donné par le professeur Carol Couture.
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L'irruption massive de la micro-informatique dans les entreprises et organismes à partir du début des années 80 a radicalement et irrévocablement changé la nature du travail de production et de soutien à celle-ci. Bien sûr, l'informatique existe avant cette décennie. Elle est toutefois le fief d'entreprises de forte taille ou d'organismes gouvernementaux et académiques qui doivent manipuler des masses substantielles de données et de dossiers sur des ordinateurs centraux ou des mini-ordinateurs. Ceux qui saisissent les données le font sur des terminaux simples1 et ne peuvent contrôler en aucune façon le traitement des données, puisque celui-ci est exclusivement effectué par le personnel technique affecté spécifiquement à cette tâche. De plus, les données enregistrées sont pour la plupart de nature numérique, utilisées surtout à des fins de gestion et de statistiques.
En 1981, IBM lance l'ordinateur personnel PC/XT (Gookin, 1990, p. 5). Enfin la puissance des ordinateurs centraux ou des mini-ordinateurs parvient aux entreprises, aux organismes et aux particuliers à des coûts acceptables. Cette démocratisation de l'informatique amène, pour le meilleur et pour le pire, une démocratisation de la création et de l'utilisation de l'information. Pour le meilleur, parce qu'elle simplifie de beaucoup certaines tâches répétitives, qui peuvent désormais être automatisées, et qu'elle permet une accélération des activités de l'organisme. Pour le pire, parce qu'on commence à présumer du caractère d'infaillibilité générale de l'ordinateur, trait attribuable à des exploits inattaquables en matière de puissance de calcul. Présomption d'infaillibilité par exemple à retracer, par une fonctionnalité de recherche intégrée, un document précis sur les 5 000 que peut contenir un disque rigide de 250 mégaoctets. Pour empêcher le repérage, il suffit que le nom tapé ne soit pas identique à celui recherché pour que la recherche n'aboutisse pas et que les difficultés commencent.
Cette faillibilité du système de repérage des documents (par une opération de recherche logique, nous ne sommes pas capables d'accéder au document physique), nous fait apparaître les limites de ce cerveau synthétique. Si fulgurante que soit sa capacité de traitement des données qu'il reçoit ou possède déjà en mémoire, l'ordinateur est totalement dépourvu d'intelligence et d'intuition. Ces lacunes relèguent ainsi notre boîte de verre et de plastique au rang d'un simple outil à mémoire. Fabriqué par l'humain, pour l'humain, il est toujours en mesure de faire précisément ce qu'on lui demande, mais jamais ne fait-il plus.
Dans la réalité administrative quotidienne, où de plus en plus tout doit être mesuré et justifié à l'aune de la productivité et de la rentabilité, il devient difficile, sinon impossible, d'accepter que des documents créés et enregistrés sur ordinateur ne puissent être repérables là même où ils sont créés. Face à toutes les fonctionnalités techniques de l'outil, et au constat que seules l'intelligence et la créativité humaines peuvent organiser efficacement tous les documents consignés sur les différentes mémoires d'un ordinateur, il nous apparaît évident qu'un travail sur l'ordinateur doit précéder un travail par ordinateur. Or l'information la plus immédiatement accessible à quiconque utilise un ordinateur pour son travail est un ensemble de représentations symboliques du contenu de l'ordinateur: lettres, chiffres ou icones. Le travail sur l'ordinateur consistera donc à agencer ces représentations symboliques pour qu'elles facilitent le repérage de l'information à son niveau le plus "superficiel", c'est-à-dire à celui de l'écran. Il s'agira en fait de créer une classification efficace pour les documents informatiques. Un document bien classifié pourra être repéré beaucoup plus facilement qu'un autre qui ne l'aurait pas été avec la même rigueur.
Notre présentation comporte donc deux parties. Une première où nous rappelons les grands principes qui guident la classification et une deuxième où nous tentons de concilier la rigueur de la classification avec la puissance technique de l'informatique, tout en étudiant la pertinence d'appliquer un plan de classification déjà existant pour des documents sur support papier à un ensemble de documents informatiques.
De la manière la plus générale possible, la classification est le processus intellectuel par lequel des choses, des êtres animés ou des idées peuvent être répartis en catégories, pour éventuellement les différencier davantage, si la quantité l'exige. Au départ très larges et peu nombreuses, tout en étant très populeuses parce qu'elles comportent peu de critères d'exclusion, ces catégories deviennent de plus en plus étroites et nombreuses en quantité, et peu peuplées en termes de spécimens, parce que leurs critères d'exclusion ont fortement augmenté. Le résultat de ce processus fera en sorte que là où régnait le désordre et l'incompréhension, émerge une structure beaucoup plus apparente qui nous livre déjà une partie de l'information, encore une fois dans sa manière la plus large. Il est évident que ce processus ne peut refaire l'ordre naturel des choses, c'est-à-dire celui qui est le fruit d'une évolution qui s'étend sur des milliards d'années. Là où toutefois la classification peut changer le cours des choses, c'est dans le domaine du travail de l'homme, et plus spécifiquement sur les représentations de ce travail, c'est-à-dire sur les documents produits et reçus dans le cadre de ses activités. "Our society recognizes some documents as records, because they carry out or document transactions2 . Because records are accepted within this social and legal framework as evidence of an act, they are retained in record-keeping systems designed to serve the needs of the people and organizations that created or received them" (Bearman, 1993, p. 17).
Pourquoi classifier? Ce n'est pas tout de diviser en grandes ou petites unités semblables l'ensemble des documents produits par une personne physique ou morale, pour ensuite en effectuer le classement et puis le rangement dans le bon tiroir du classeur pertinent. La classification ne peut pas servir qu'à la désignation du meilleur lieu d'entreposage pour un document.
L'administration courante est une chose éminemment dynamique, où l'information créée précisément et facilement doit pouvoir être repérée, et utilisée, exactement de la même manière, c'est-à-dire avec précision et facilité. La finalité de la classification n'est donc pas de diviser pour diviser, jusqu'à l'ultime atomisation. Nous pensons plutôt que la finalité en est une de repérage, et idéalement de repérage rapide. A ce propos, Jean-Yves Rousseau mentionne justement qu'"Un système de classement bien adapté aux besoins accélère le classement des documents et leur repérage subséquent [je souligne]" (Rousseau, 1979, p. 4). D'autre part, si dans ses commentaires sur la classification, Theodore R. Schellenberg situe son intervention au niveau gouvernemental, il ne nous apparaît pas déplacé de les transposer sur l'ensemble des champs d'application de l'archivistique: "In maintaining its records for current use, a government agency is concerned mainly with keeping them so that they can be found quickly when they are wanted [je souligne]" (Schellenberg, 1956, p. 52). Enfin, on ne saurait être plus clair sur la finalité de la classification en lisant les quelques lignes suivantes, extraites du Guide de gestion des archives de l'Université de Montréal: "C'est dans le but d'assurer une utilisation maximale de l'information contenue dans les documents que les administrations se dotent de systèmes qui augmentent l'efficacité administrative en facilitant la classification et le rangement des documents et, surtout, en rendant leur repérage plus rapide " [je souligne]" (Université de Montréal, 1989, p. 1).
Une fois établie la pertinence de la classification, il s'agit de déterminer les principes généraux qui en balisent le processus. En reprenant le parallèle avec l'idée de la classification universelle mentionnée plus haut et en l'appliquant aux documents, nous devons établir des catégories générales dans lesquelles des caractéristiques croissantes de spécificité et d'exclusivité permettent de "caser" à un endroit donné, un document donné.
Quels sont alors les axes qui gouvernent l'établissement du plan de classification? Pour les déterminer, nous procéderons en utilisant un exemple particulier, celui d'un organisme. Chemin faisant, nous rejetterons graduellement certains modes de regroupement des documents, pour progressivement restreindre notre choix aux axes les plus pertinents.
En examinant une entreprise dans son fonctionnement quotidien, et en analysant la documentation qu'elle produit pour se présenter aux yeux de sa clientèle, par exemple des rapports annuels ou des documents de promotion, nous pouvons saisir les liens organisationnels qui unissent, par exemple la direction générale à la division de la comptabilité, à celle de la recherche et du développement, ou encore à celle des communications. Les documents relatifs à une année fournissent une photographie sans trucage de ce qui est, maintenant (voir Figure 1).
Figure 1: les liens organisationnels
Or, la consultation de ces mêmes documents sur une période de dix ans par exemple, révèle selon toute probabilité, à moins que l'organisme soit d'une stabilité à toute épreuve, des changements substantiels quant à sa structure et à ses divisions administratives. Une même activité peut ainsi passer d'une division à une autre, et cette dernière division peut fort bien disparaître quelques années après. L'établissement d'un plan de classification sur une structure organisationnelle risque de compliquer inutilement et en permanence les choses. D'ailleurs, cette pratique ne semble pas recommandée: "[...] les structures administratives passent avec le temps et se modifient de telle sorte qu'on ne saurait fonder sur elles un cadre de classement ayant suffisamment de permanence" (Archives Nationales de France, 1970, p. 191). D'autre part, le théoricien Schellenberg ne semble pas lui aussi particulièrement enchanté par cette perspective: "Such a division into organizational classes is possible and advisable only in governments whose organization is stable, and whose functions and administrative processes are well-defined." (Schellenberg, 1956, p. 59).
Figure 2: le déplacement d'une activité d'une division à une autre.
Deuxième axe possible, celui constitué par les sujets. Dans l'organisme mentionné plus haut, ce processus de classification se traduirait dans la réalité par une division presque infinie en autant de sujets que l'organisme peut générer ou recevoir dans le courant de ses activités. Nous pourrions retrouver dans ses filières, des dossiers aussi diversifiés et disparates que "Inondation", "Conception du rapport annuel", "Entretien des ordinateurs", "Party de la compagnie" ou "Employés surnuméraires". En plus de la relative imprécision de ces "étiquettes" lors de leur création, leur utilisation n'est pas garante d'efficacité. En effet, si le roulement du personnel est assez élevé, la connotation attachée à une étiquette déterminée peut varier d'un employé à un autre. Le résultat sera que, pour un document correctement classé par une première personne, le même document, se voyant attacher une connotation différente par une deuxième personne, sera classé dans un tout autre dossier. Les conséquences à long terme sont facilement prévisibles: une confusion croissante et une impossibilité de retracer un document rapidement.
Cette approche sujet, fondamentale pour la bibliothéconomie, ne convient certes pas à l'archivistique, du moins pour les niveaux supérieurs de classification. En poursuivant cette logique, nous ne pouvons pas établir la structure des activités de l'organisme puisqu'aucun lien n'existe entre un sujet et un autre, chacun vivant en parallèle, sans jamais rien révéler de la raison pour laquelle il existe. De nouveau, Pérotin nous éclaire sur ce point: "Dans cet ordre d'idées, ce que l'on peut faire de plus mauvais et de plus "anti-archivistique", c'est d'agir comme pourrait le faire - à juste titre, lui - un bibliothécaire et d'établir un grand tableau des sujets (ou plutôt des objets) possibles des différents documents, articles ou groupes d'articles, suivant lesquels on répartirait ensuite ceux-ci" (Archives Nationales de France, 1970, pp. 191-192).
Ce bref survol des possibilités de découpage symbolique des activités d'un organisme a fait ressortir les faiblesses d'une vision trop collée au document, au détriment de la mission de l'organisme. Et c'est justement par cette mission que nous sommes davantage en mesure d'élaborer une structure de classification. Dans les documents constitutifs d'un organisme, qu'il soit privé ou public, grand ou petit, quelques lignes sont réservées à la mention des raisons pour lesquelles l'organisme a été créé. Ces raisons lui sont spécifiques et particulières. Bien sûr, tout ce que l'organisme fait ne lui est pas exclusivement spécifique. Il y a les notions relatives à la gestion de la mission, c'est-à-dire tout le support logistique requis pour sa réalisation, et ceux plus spécifiques liés à ce qui donne à l'organisme ses caractéristiques de différenciation par rapport à un autre organisme. Une entreprise fera de la coupe de bois, une autre fournira des conseils en implantation de systèmes informatiques, une autre enfin transformera une matière brute en un produit raffiné. Toutes trois sont différentes par leurs activités spécifiques et toutes trois se ressemblent, dans une certaine mesure, par leur support à ces activités spécifiques.
La mission d'un organisme est sans doute ce qui varie le moins dans son cycle de vie. C'est pour cela qu'un système de classification qui, à un premier niveau général, réflète davantage la mission que les documents, a plus de chance de favoriser le repérage rapide de l'information. Or que présente dans ses plus grandes lignes tout organisme sinon des fonctions auxquelles se rattachent un nombre variable d'activités, desquelles éventuellement émanent des documents. Comme nous en avons déjà fait état, ces fonctions peuvent s'intituler, à titre d'exemple, "Ressources humaines", "Trésorerie et finances", ou encore "Ventes et commercialisation". En archivistique, la division selon l'axe des fonctions semble être celle qui se mérite l'approbation la plus unanime:
"La systématique des fonctions administratives peut être ce [solide] fondement. Cette notion est malheureusement assez malaisée à cerner; aussi, plutôt que d'en tenter une définition théorique (telle que: "action de la collectivité publique dans un domaine déterminé" ou "type d'action de la collectivité publique"), paraît-il préférable de donner des exemples. Ainsi, la fonction judiciaire est connue de tout le monde; il en est de même de la fonction enseignante, de la fonction fiscale, de la fonction militaire, etc. C'est sur ces concepts majeurs, rangés dans un ordre logique (à la rigueur alphabétique) que l'on pourrra établir des cadres de classement." (Archives Nationales de France, 1970, p. 192).
Pour sa part, Schellenberg, toujours en concentrant son regard sur les structures gouvernementales, que nous osons étendre à tout système de classification, public ou privé, affirme que:
"Thirdly, public records, as a rule, should be classified in relation to function. They are the result of function; they are used in relation to function; they should, therefore, be classified according to function" (Schellenberg, 1956, pp. 62-63).
Ayant déterminé le premier niveau de notre système de classification, soit celui des catégories alignées sur les grandes fonctions, les niveaux plus spécifiques seront l'objet de la démarche suivante. S'il a été possible de s'en tenir facilement à une seule directive pour notre premier niveau, pour les niveaux spécifiques, la tâche se complique quelque peu. En effet, au-delà des similitudes fonctionnelles entre des organismes assez différents (ressources humaines, comptabilité, etc.), la manière avec laquelle ils réalisent les actions et les activités afférentes à ces fonctions varie considérablement. L'un privilégiera les correspondances personnalisées et très étoffées pour s'adresser à une clientèle huppée; l'autre misera davantage sur des promotions grand public Ð tout en faisant ce que tous deux appellent des "relations publiques".
Pour nous donner un aperçu des axes par lesquels nous pouvons diviser les sous-catégories, nous reprenons succinctement la liste des modes de classement présentés par Couture et Rousseau (1982, pp. 114-116), à l'exclusion du mode "fonctionnel", déjà présenté plus haut:
Pour sa part, Schellenberg (1956, p. 59) précise que:
"The broadest or primary classes may be established on the basis of the major functions of an agency, the secondary classes on the basis of activities, and the most detailed classes should comprise individual file units, or aggregates of file units, that are established in relation to transactions pertaining to persons, corporate bodies, places, or topics."
Comme nous le voyons, il n'y a pas de consensus établi sur les niveaux inférieurs, ou plutôt sur la structure secondaire et tertiaire du système de classification. Toutefois il ne faut jamais perdre de vue le but premier de la classification, qui est le repérage rapide des documents. Et cette opération se faisant le plus souvent par des gens qui n'ont pas conçu le système, son utilisation doit en être d'autant plus simple. "Tout individu peut comprendre le système et s'en servir rapidement; il n'est pas la propriété de spécialistes" (Couture et Rousseau, 1982, p. 111).
Ce qui importe donc pour les niveaux secondaire et tertiaire est la cohérence dans les subdivisions. Par conséquent, il ne faudra pas confondre à un même niveau hiérarchique des activités, comme l'embauche du personnel, à des types de documents, comme les formulaires d'offres de services, ou les états financiers.
Pour pouvoir refléter les nouvelles activités de l'organisme, le plan de classification devra faire preuve d'une grande capacité d'adaptation et permettre l'ajout de nouveaux éléments. "Le bon système de classement doit en outre être souple de façon à tenir compte des futurs développements de l'organisme. Si la firme s'engage dans de nouvelles activités, le système de classement doit être en mesure de pouvoir les inclure sans qu'il soit nécessaire d'y apporter des modifications majeures. " (Rousseau, 1979, p. 7).
En conclusion à cette première partie, nous proposons que la classification est le processus par lequel un document cesse de "flotter" d'une manière imprécise dans le "vague administratif" pour trouver son point d'ancrage dans la réalité documentaire de l'organisme, représentée par le plan de classification, lui-même portrait de la vie quotidienne de l'organisme. Par son passage dans la grille du plan, le document se "fixe" à un endroit précis, réalisant ainsi le lien entre la vie organique et la vie documentaire (voir Figure 3).
Figure 3: le document se fixe dans la vie de l'organisme.
Après avoir présenté les caractéristiques de la classification nous tenterons de déterminer si un organisme qui possède déjà un plan de classification bien structuré pour la gestion de ses documents-papier peut utiliser ce même plan suite à une informatisation de plus en plus poussée de ses activités et opérations. Puis nous proposerons quelques moyens simples qui peuvent aider à la gestion à l'écran des documents produits ou reçus par l'organisme, en faisant une meilleure exploitation du système d'exploitation de l'ordinateur.
L'informatisation croissante de l'organisme amène surtout deux conséquences: une augmentation de la quantité d'informations consignées, et la possibilité désormais d'avoir des documents qui ne sont jamais autre chose que des documents électroniques et qui peuvent ne jamais connaître d'existence sur papier.
C'est sans doute justement le fait qu'un document informatique, qui est avant toute chose un document, donc une information consignée, puisse ne pas exister sur papier, donc sur un support traditionnel, qui laisse les archivistes perplexes. D'un côté, ils savent que l'information contenue dans l'ordinateur est le fruit d'une activité voulue par l'organisme; qu'elle possède une valeur certaine; que par sa présentation à l'écran, elle ressemble de plus en plus à une éventuelle copie papier du document. En revanche, ils semblent composer plus difficilement avec le fait que cette information consignée puisse ne jamais franchir l'écran de verre, tout en pouvant, par le biais de la télématique, faire le tour du monde derrière cet écran, et ne jamais se matérialiser en un objet qu'un administrateur, ou un archiviste, peut avoir, littéralement, entre les mains. Toujours, toutefois, cette information consignée conserve son statut de document.
Pour mieux comprendre cette nécessaire dissociation entre le support et l'information, reprenons un passage particulièrement éclairant d'un article de Trudy Huskamp Peterson (1988, p. 84):
"Records (the institutional form of the generic "document") have three parts: a base, an impression upon the base, and information. The crux of the definition is that the information is fixed by the impression upon the base. The definition does not specify the type of base, nor the type of impression, nor the character of the information, nor the length of time it is fixed.
Bearing that definition in mind, it is clear that format makes no difference to the fundamental nature of a document or a record. So, too, format makes no difference to archival principles, for these principles relate solely to the fact that the product of the activity is a record. Further, the principles relate primarily to the selection, maintenance and use of the information in the records; practice relates to the base and means or recording (the impression) employed. "
Peterson nous amenant sur le terrain des principes de l'archivistique, peut-être pouvons-nous jeter un bref coup d'oeil du côté de son principe moteur, soit celui du respect des fonds, et plus particulièrement à son deuxième niveau, c'est-à-dire celui du respect de l'ordre interne. C'est ce deuxième niveau qui peut faire en sorte que les documents témoignent non seulement des activités, mais aussi de leur importance administrative dans l'organisme. Peterson nous éclaire ensuite sur l'articulation de la classification à l'informatique:
"Turning to the issue of arrangement and machine-readable records, provenance remains the most significant principle for the archivist. Who created the records is the fundamental question, and the answer varies just as it does with paper records. The key is that someone somewhere had to create the records to fulfill an organizational need, and that fact is the key to provenance" (Peterson, 1988, p. 86).
Dès lors, n'est-il pas possible d'harmoniser un plan de classification traditionnel, c'est-à-dire axé principalement sur le support papier, à la réalité intangible de l'informatique. Prenons l'exemple de la comptabilité. Avant l'arrivée de l'ordinateur, les documents comptables existent déjà sous des formes papier fortement caractérisées: grand livre, états financiers, journal des ventes, journal des débours, livre de caisse, etc. Que font les tableurs électroniques? Ils reproduisent à l'écran la feuille de papier, donc le type de document, sur laquelle le responsable de ces opérations consigne ses informations financières. Comme le dit Pieyns, "[...] nombre des archives nouvelles sur supports informatiques sont les successeurs sur un support différent des documents créés sur des supports traditionnels antérieurement à l'utilisation des ordinateurs." (Pieyns, 1988, p. 203).
Dans le cas précis de la comptabilité, une des différences fondamentales, en opposition à la feuille de papier, c'est que la feuille électronique comporte plusieurs fonctionnalités qui lui donnent une valeur ajoutée. Entre autres, enfouies sous les colonnes et les rangées, des formules mathématiques (déterminées par l'usager) permettent à la feuille de se "calculer elle-même", si je puis dire. Mais en bout du compte, l'information utilisée est toujours de nature comptable; elle provient toujours d'une activité ou d'un ensemble d'activités reliées directement à l'entreprise; et elle s'insère toujours dans une hiérarchie administrative logique. La finalité du document, c'est-à-dire dans ce cas-ci faire état d'une activité comptable, demeure la même, elle ne change pas simplement parce que les opérations sont faites sur un ordinateur plutôt qu'à l'aide d'une simple calculatrice. Si la finalité et le créateur du document demeurent les mêmes, peu importe le support, la classification du document dans le plan ne devrait pas varier puisque le plan de classification a été fait non pas selon les supports mais selon les fonctions et que le document que nous avons dans les mains, ou sous les yeux, est une conséquence directe d'une activité reliée à une seule des grandes fonctions de l'organisme. Ainsi, à l'instar de Charles M. Dollar, nous ne pensons pas qu'une distinction doive s'appliquer parce que le document est sur support informatique: "New information technologies have not changed and nor are they likely to change the fundamental nature of records as evidence of actions and transactions with a specific context of creation and use." (Dollar, 1994, p. 449).
Ne pourrions-nous pas appliquer ce raisonnement à l'ensemble des documents informatiques créés ou reçus dans un organisme? Que ce soit du traitement de texte, de la conception graphique, du courrier électronique ou de la production audio-visuelle, le document n'a pas été créé simplement à des fins d'amusement. Le document a un but bien particulier, qui est celui de contribuer à une activité, voulue et planifiée par l'organisme, et souvent, de témoigner de cette activité. L'information qu'il transmet par informatique est certes différente par sa nature même: elle est médiatisée, par opposition à la lecture "humaine" de documents papier, par exemple. Mais ce qui demeure le point le plus important est que ce que le document transmet reste toujours de l'information, peu importe le support.
Si nous examinons l'ensemble des documents, et par extension, l'ensemble des fonctions, nous constatons que leur représentation, c'est-à-dire le plan de classification, révèle plus d'informations que la somme des documents qu'il contient. Pourquoi? Parce que le plan de classification livre le contexte de la vie de l'organisme. Que ses activités soient consignées sur papier ou sur support informatique, leur contexte ne change pas: elles s'inscrivent toujours dans la vie de l'organisme. Elles ne connaissent pas d'existence parallèle, selon qu'elles soient informatisées ou non.
Le document individuel ne pouvant plus être différencié désormais par son support, lorsqu'il s'agit de sa classification, l'ensemble des documents d'un organisme, qu'ils soient sur papier ou sur informatique, peuvent à notre avis être "fondus" dans un seul plan de classification. Et non seulement pensons-nous que ce transfert du monde réel au monde virtuel est possible, mais aussi l'estimons-nous des plus souhaitables. A cet effet, nous reprenons de nouveau la recommandation de Couture quant à la simplicité du système de classement. "Tout individu peut comprendre le système et s'en servir rapidement. Il n'est pas la propriété des spécialistes" (Couture et Rousseau, 1982, p. 111). Alors si un plan de classification existe déjà pour les documents papier dans l'organisme, pourquoi en créer un nouveau qui ne s'appliquerait qu'aux documents informatiques? Si une telle démarche était entreprise, ce classement se ferait alors seulement sur la base du support. Nous pensons qu'à l'intérieur d'un organisme, ce système de classement pourrait s'avérer aussi menaçant que le classement par sujet pour les grands ensembles de documents. Pourquoi "faire compliqué" quand on peut "faire simple", et qu'au surplus tous s'y retrouvent?
Comment donc réaliser le transfert de la structure du plan de classification sur papier à la surface de l'écran de l'ordinateur? C'est précisément par les fonctionnalités du système d'exploitation que la création d'un plan de classification à l'écran peut se réaliser. Créés par l'utilisateur, et identifiés à l'aide de caractères alphanumériques qu'il leur a attribués, les "répertoires" ou les "dossiers" peuvent constituer les intitulés de chacune des grandes catégories du plan de classification. A partir du plan de classification sur papier, nous pouvons reprendre chacun de ses niveaux et l'appliquer à une hiérarchie de présentation à l'écran, peu importe la plate-forme utilisée. Précisons qu'il s'agit bien ici d'établir une correspondance identique entre le plan de classification de l'organisme et la structure de présentation à l'écran de tous les répertoires (principaux et subordonnés) et fichiers que l'organisme a saisi dans son système informatique. Pour illustrer notre propos, nous prendrons les fonctionnalités les plus usuelles des systèmes d'exploitation des plates-formes PC-DOS, Macintosh et, pour refléter la croissance du phénomène des réseaux, nous ajouterons les fonctionnalités du sytème UNIX, tel qu'utilisé sur le réseau dorsal de l'Université de Montréal.
Sur les plates-formes PC-DOS et Unix, la création de répertoires se fait par la commande <mkdir>, alors que sur la plate-forme Macintosh, le répertoire étant appelé un "dossier", la commande s'appelle "Nouveau dossier". A l'aide du plan de classification, nous reconstituons toute l'arborescence du plan par la création de répertoires, de sous-répertoires et de "sous-sous répertoires". (Voir figures 4 et 5).
tornade[388]___ /|> * pwd /usagers/tornade/xyzxyzxy/CLASSIFICATION_UNIX tornade[389]___ /|> * dir total 22 drwx------ 9 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 16 10:46 . drwxr-xr-x 14 xyzxyzxy biblio1 1024 Apr 16 11:26 .. drwxr-xr-x 8 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 22:55 100-000_Gestion_generale drwxr-xr-x 7 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 18:56 200-000_Gestion_des_droits drwxr-xr-x 7 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 22:47 300-000_Gestion_financiere drwxr-xr-x 6 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 16 11:37 400-000_Gestion_ress_humaines drwxr-xr-x 7 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 16 10:43 500-000_Production drwxr-xr-x 5 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 16 10:50 600-000_Ventes_commercialisation drwxr-xr-x 7 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 16 12:04 700-000_Recherche_Developpement tornade[3]___ /|> * cd 100-000*
Figure 4: le premier niveau du plan de classification sur UNIX.
Par la commande <cd 100-000*>, j'accède au niveau inférieur, présenté en Figure 5. Notez qu'il n'y a pas de caractères diacritiques actuellement sur UNIX. En annexe 3, je reprends toute la structure du plan, à partir de mon entrée dans le réseau dorsal de l'Université.
tornade[276]___ /|> * cd 100-000* tornade[277]___ /|> * dir total 8 drwxr-xr-x 8 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 22:55 . drwx------ 9 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 16 10:46 .. drwxr-xr-x 5 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 22:56 100-100_Conseil_administration drwxr-xr-x 2 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 16:24 100-200_Direction_generale drwxr-xr-x 2 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 16:24 100-300_Organisation_gest_controle drwxr-xr-x 2 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 16:26 100-400_Approvisionnement drwxr-xr-x 2 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 16:27 100-500_Communications_Rel_publiques drwxr-xr-x 2 xyzxyzxy biblio1 512 Apr 15 16:34 100-600_Ress_documentaires tornade[278]___ /|>
Figure 5: le deuxième niveau du plan de classification sur UNIX. Par la commande <cd 100-000*> de la Figure 4, j'ai accédé au niveau "100_***", où sont présentées les activités spécifiques reliées à la fonction "100-000_Gestion_Generale".
Là où la principale difficulté pourrait survenir, ce serait dans l'intitulé des catégories sur la plate-forme PC-DOS (Annexe 2). En effet, des contraintes d'écriture limitent d'abord à 8 caractères, suivis d'un point, suivi de trois autres caractères, la longueur des titres, et d'autre part certains symboles ne sont pas acceptés (ex.: "/", "\", "."). Pour contourner cette difficulté, une légère adaptation du plan de classification pourrait s'avérer nécessaire, mais seulement au niveau très superficiel des intitulés, la structure n'étant en rien modifiée par ces considérations techniques. A titre d'exemple, nous pouvons nous contenter de la seule cotation, sans utiliser l'intitulé au complet, en prenant soin toutefois de substituer au point (.), le trait de soulignement ( _ ) "100.000." ne pouvant plus être utilisé, à cause des points, il faudra alors taper: "100_000_ " pour que le système PC-DOS accepte l'intitulé.
Sur les trois plates-formes, une fois ce premier travail accompli, l'insertion des documents dans les répertoires pertinents peut alors commencer. A ce moment, l'ordinateur reprend son rôle d'outil à mémoire et permet l'enregistrement ainsi que le classement, par sa représentation à l'écran, du document dans la bonne catégorie de classification, l'ordinateur ne jouant plus qu'un rôle de filière électronique. Diverses fonctionnalités de recherche, incorporées au système d'exploitation feront en sorte que si un document venait à ne pas être repéré directement par la consultation de l'arborescence des documents, il pourrait l'être indirectement par ces fonctionnalités. Ensuite, une fois repéré et consulté, un simple déplacement du document vers le répertoire approprié évitera, lors d'une recherche ultérieure, de recourir à cette méthode de compensation.
D'autre part, puisque le plan de classification à l'écran est une copie conforme du plan de classification réalisé sur papier, la sélection de la bonne catégorie de rangement peut aussi bien se faire sur papier qu'à l'écran, et ce pour tous les supports. Par exemple, on peut ainsi déterminer la catégorie d'un document informatique, à partir de la copie papier du plan3 ou encore celle d'un document-papier que nous recevons de l'extérieur de l'organisme, à partir du "plan-écran".
Non seulement l'organisme possède-t-il, avec le micro-ordinateur, un outil remarquable de création, de traitement et de contrôle de l'information, mais plus encore, il est déjà en mesure de mieux l'exploiter, simplement en utilisant les fonctionnalités de base contenues dans le système d'exploitation. Ainsi facilité par la classification, le repérage de l'information créée sur ordinateur est-il nettement plus efficace.
Après avoir mentionné les changements apportés au monde du travail suite à l'introduction de la micro-informatique et fait ressortir les problèmes de classification et de repérage de l'information, nous nous sommes penchés sur les principes de la classification. A ce propos, il apparaît clairement qu'une classification fondée sur les fonctions de l'entreprise se présente comme étant celle qui est la plus susceptible d'en suivre en toute cohérence les changements organisationnels. Puis, pour réaliser l'application de la classification aux documents informatiques, nous nous sommes servis des fonctionnalités de base de trois systèmes informatiques, dont un qui témoigne plus particulièrement du phénomène croissant des réseaux. Facilité par l'outil même qui sert à créer l'information, son repérage s'avère d'autant plus efficace que sa classification, par le biais d'un plan de classification qui est le même sur papier et sur écran, témoignera des fonctions et activités de l'organisme.
Ainsi, en utilisant les principes fondamentaux de l'archivistique et les capacités intrinsèques de l'informatique, une classification efficace des documents informatiques semble moins complexe à réaliser qu'on aurait pu l'envisager. La mission de l'organisme, ses fonctions et ses activités peuvent ainsi se réfléter autant par ses documents papier, informatiques ou mixtes. Ce qui compte c'est de ne jamais se laisser obnubiler par l'outil au détriment de la démarche intellectuelle de classification.
(1) Terminal simple: qui ne permet aucun traitement autonome des données saisies, par opposition à terminal intelligent, dans O'LEARY, WILLIAMS, et al. Éléments d'informatiqueÈ.
(2) Bearman précise plus haut dans le même texte que "transactions" veut dire "by which is meant actions taken in the course of conducting their business, rather than "commercial" transactions". [je souligne], p. 17.
(3) Surtout dans le cas où le système d'opération ne permet pas d'alterner facilement entre le logiciel d'application et le système (comme peut le faire par exemple la plate-forme Macintosh, avec son Système 7).
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